Onboarding für Führungskräfte - die Vorstellungsrunde als wichtiger Schritt

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Die erste Führungsaufgabe steht in den Startlöchern und damit der erste Tag im neuen Job. Doch wer sind die Menschen, mit denen du es in Zukunft in deinem Team und im Unternehmen zu tun haben wirst?

„Der erste Eindruck zählt“ – vielleicht kennst du den Spruch? Häufig lässt du dich intuitiv davon beeinflussen, was deine spontanen Eindrücke beim ersten Händedruck, beim ersten Gespräch mit einer bisher unbekannten Person sind. Das läuft häufig automatisch in unserem Gehirn ab. In Wahrheit passiert nur eines: ein blitzschneller Check, ob der Eindruck von deinem Gegenüber mit deinen Werten und Weltbild vereinbar ist. Das passiert auch bei den Menschen, die dir das erste mal begegnen. Beruht also auf Gegenseitigkeit.

Das Kennenlernen deines neuen Teams, vielleicht sogar in einem neuen Unternehmen ist eine gute Gelegenheit direkt Vertrauen aufzubauen und den ersten Moment erfolgreich zu meistern – bei dem eigenen Team, den Kolleg:innen auf derselben Ebene und bei deiner direkten Führungskraft.

Hört sich kompliziert an? Nur scheinbar.

Hier kommen meine 5 Tipps aus meiner langjährigen Erfahrung als Führungskraft, wie du die Gelegenheit des ersten Kennenlernen erfolgreich meisterst.

Inhaltsverzeichnis

Ein wenig Gehirnschmalz investieren

Erst mal bist du dran – Vorbereitung ist die halbe Miete. Überlege dir also bereits im Vorfeld des Tages X, was dir wichtig ist beim Kennenlernen und dem ersten Aufeinandertreffen mit deinem Team, den Kolleg:innen und deinem Vorgesetzten.

Was soll dein Team, deine Kolleg:innen über dich erfahren?
Das können sowohl berufliche, als auch persönliche Details über dich sein.
Welche Fragen hast du an dein Team, deine Kolleg:innen, deinen Vorgesetzten?
Nimm dir Zeit, um dir Antworten, aber auch Fragen zu überlegen.

In der Pre-Onboarding Phase, vor dem ersten Arbeitstag kannst du die Schlüsselpersonen in deinem Team, im Unternehmen und auf deiner Ebene in Erfahrung bringen. (gute Quelle: HR / direkter Vorgesetzten).
Vorsprung durch Wissen.

Die Kolleg:innen in den sozialen Netzwerken, z.B. LINKEDIN recherchieren und aus den Erkenntnissen Fragen für das erste Kennenlernen notieren. Wertschätzung schafft Vertrauen.

Showtime – die Vorstellung vor deinem gesamten Team.

Du erinnerst dich noch? Der erste Eindruck zählt? Genau jetzt!

In der Vorstellungsrunde geht es darum, dass das Team einen guten, stimmigen Eindruck von dir gewinnt.

Stimmig ? Damit meine ich – authentisch. Heißt im Umkehrschluss – spiel keine Rolle. Wenn du nervös bist, ist es keine Schande, das zu sagen. Ein charmanter Satz wie „…puh jetzt bin ich doch aufgeregter als ich dachte, hier das erste Mal vor Euch allen zu stehen“, gepaart mit einem Lächeln, kann ein Eisbreaker sein. Denn es zeigt einfach nur – dir geht es wie manch Anderem auch. Das macht dich nahbar.

Sei der aktive Part – es ist deine Vorstellung.
Kläre dementsprechend vorab mit deinem Vorgesetzten, wie üblicherweise im Unternehmen eine derartige Vorstellung abläuft und das ein entsprechendes Meeting organisiert ist.
Überlege dir, worüber du in deiner „Einstiegsrede“ erzählen willst, um dich dem Team vorzustellen. Darin kann es zum Beispiel um deinen bisherigen Werdegang gehen, worauf du dich in der Zusammenarbeit freust usw.

Hier ein paar Fragen, die dir bei der Zusammenstellung deiner Einstiegsrede helfen können:

Welche beruflichen Stationen bringst du mit, welche Erfahrungen…
Was ist dir als Führungskraft wichtig? Welche Werte bringst du mit, welche Stärken?
Wie willst du mit dem Team zusammenarbeiten?
Persönliches über dich – gibt es Hobbys, Anekdoten, Familie?
Je nach dem wieviel und was du teilen möchtest.
Wie geht es weiter? Wie sehen deine geplanten nächsten Schritte des Kennenlernen aus?

Training statt Zettel. Nicht nur für die Perfektionisten gilt – deine Einstiegsrede vorher durchspielen schadet nicht. Willige Zuhörer im privaten Umfeld geben dir Feedback zu Inhalt und Auftritt. Und dir die Sicherheit, es dann stimmig rüberzubringen.

Nicht over und nicht under-dressed. Dein Outfit für den ersten Tag sollte dem Stil im Unternehmen entsprechen. Gehe in den Pre-Terminen bereits mit offenen Augen durchs Unternehmen und speichere deinen Eindruck gedanklich.

Jetzt wird`s persönlich – deine Teammitglieder 1:1 kennenlernen.

Es wird in der ersten Zeit viel los sein und dein Terminkalender wird sich schnell füllen. Trotzdem empfehle ich dir, dir – möglichst bald – Zeit für ausführliche, 1:1 Gespräche mit jedem deiner Teammitglieder zu nehmen.

Sehe als eine eine Investition in deine Zukunft im Team – es transportiert Wertschätzung für jedes Teammitglied und fördert das Vertrauen für die Zusammenarbeit. Je besser ihr euch kennt, umso mehr Vertrauen baust du auf – damit Entscheidungen und Themen später schneller getroffen und umgesetzt werden.

Plane mit jedem deiner Teammitglieder einen 45-60 minütigen 1:1 Termin
Ziel des Gespräches ist sowohl das die einzelnen Teammitglieder dich kennenlernen, als auch, das du dein Teammitglied kennenlernst.

Hier ein paar Fragen die dich bei der Planung der Gespräche unterstützen können:

Welche Aufgabe / Tätigkeit / Verantwortung hast du?
Was davon machst du besonders gerne? Warum?
Wie beschreibst du deine Rolle im Team?
Was würde mir dein bester Freund:in als erstes über dich als Privatperson erzählen?
Welche Erwartungen hast du an mich als Führungskraft?
Was ist dir wichtig für eine gute Zusammenarbeit?
Was ist dir bei Feedback wichtig? Wie wünschst du dir Feedback von mir?
Was willst du von mir wissen ?

Ehrliches Interesse an deinem Gegenüber. Frag nur die Sachen, zusätzliche, andere, die dich an dem Menschen interessieren.

Die Secret List. Notiere dir von jedem deiner Teammitglieder ein Schlagwort auf deiner Secret List. Ein Hobby, ein Thema in seiner Aufgabe das ihn beschäftigt, wo andere über ihn/sie sagen, darin ist er Experte. Das eine Schlagwort gibt dir einen Anknüpfungspunkt für weitere Gespräche und einen weiteren Vertrauensaufbau.

Alle auf einen Streich – das ganze Team zusammen kennenlernen.

Nachdem sowohl du die einzelnen Teammitglieder kennengelernt hast, als auch Kontakt mit jedem/r in deinem Team hattest, steht als nächstes ein Teamworkshop mit dem gesamten Team an.

Ziel des Teamworkshops ist es, das du ein Gefühl für das Teamgefüge bekommst, in das du als „neues Element“ quasi dazugestossen bist.

Hier ein paar mögliche Fragen, die dich bei der Vorbereitung des Workshops unterstützen können:

Welche Themen / Aufgaben sind das Top Thema aktuell im Team?
An welchen Thema/en müssen wir gemeinsam mit hoher Priorität arbeiten?
Welches Thema hat den größten Nervfaktor im Team?
An was darfst du auf keinen Fall rütteln? Aufgabe, Thema, Vorgehensweise….

Teamarbeit, die aufschlussreich sein kann. Baue in deinen Workshop eine Teamarbeit ein, in der du eine Beobachterrolle einnimmst. Beobachte aufmerksam, wie sich die Teams zusammenfinden, wer in welchem Team ist und wie die Teams zusammen arbeiten. Ein wichtiger Anhaltspunkt über – auch versteckte – Teamdynamiken.

Nur alle gemeinsam. Vermeide – auch bei einem großen Team – eine Splittung in mehrere Gruppen. Sei im Zweifel lieber zeitlich flexibel, bevor du Gruppen bildest. Auf jeden Fall wertvoll für den Zusammenhalt von Anfang an.

Die weiteren Player – Kennenlernen deiner Führungs-kolleg:innen

Ich höre von meinen Coachees häufig, das es bei ihnen im Unternehmen richtige Vorstellungsrundenplanungen gibt, in denen du als neue Führungskraft deine Führungskolleg:innen gezielt kennenlernst.

Sollte es nicht eine bereits geplante Kennenlernserie mit den Führungskräften im Unternehmen geben – werde selbst aktiv! Auch die Kolleg:innen aus den Parallelteams sind natürlich neugierig auf dich.

Nutze die Anfangszeit gezielt um deren Erwartungshaltung an dich und dein Team kennenzulernen. Aber auch dafür, dir die internen Netzwerke zu erschließen und Konstellationen einzuschätzen.

Welche Erwartungen hat er/sie an dich? Sowohl operativ, als auch bei Führungsthemen?
Welche Themen hat er/sie aktuell, bei denen er/sie deine Unterstützung braucht?
Welche Erwartungen hat er/sie an eine Zusammenarbeit mit dir auf Führungsebene?

Immer schön neutral sein. Hör vor allem zu, nimm auf, notiere Themen die im Gespräch auftauchen. Sei zurückhaltend mit Zusagen, Absprachen, Beurteilungen bevor du alle relevanten Aspekte kennst. Nutze die Karte „da muss ich mich erst noch genauer informieren“ klug und gerne. Vor allem wenn du das Gefühl hast, dein Gegenüber will dich zu einer Aussage drängen.

Wenn dir das jetzt heillos viel vorkommt und auch noch gleich am Anfang – ja das ist es. Aber die Chance, mit deinen Team und allen Beteiligten eine gute Vertrauensbasis aufzubauen, ist gerade am Anfang am größten. Lass das nicht ungenutzt verstreichen.

Ich hoffe, die Tipps helfen dir dabei, die Chance bestmöglich zu nutzen.

Du willst gleich im Anschluss den nächsten Schritt gehen? Dann hol dir gerne meine #5 Essentials für den Start als Führungskraft, in der du Tipps für die nächsten Schritte nach der Vorstellungsrunde bekommst.

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