Nie mehr Zeitverschwendung – 7 Tipps für effektive Meetings, die Ergebnisse bringen

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Wenn Zeit wirklich Geld wäre ….dann könnten einige Unternehmen mit der Meetingzeit mehr verdienen, als mit dem Produkt!

Eine provokative These – zugegebenermaßen.

Aber mal ehrlich – wagen Sie doch mal einem Blick in Ihren Kalender: Wie viele Stunden pro Woche verbringen Sie in Meetings? Und welchen prozentualen Anteil der Meetingstunden würden Sie als „produktiv„, also ein effektives Meeting bezeichnen?
 
Der Erfolg oder der Eindruck, das ein Meeting produktiv war hat einen starken Zusammenhang mit der gelebten Meetingkultur im Unternehmen. Eine Studie von Sharp über die Effektivität von Meetings hat herausgefunden, das Mitarbeitende im Durchschnitt 16,5 Stunden im Monat in Meetings verbringen die sie als „überflüssig“ empfinden. Die Einschätzung überflüssig vor allem deswegen, weil diese Meetings ohne Ergebnis enden.
 
Begeben wir uns auf die Suche nach der Ursache, lohnt es sich beim Organisator anzufangen. Und der ist häufig der/die Vorgesetzte. Statistisch betrachtet werden die meisten Meetings von Führungskräften einberufen.
 
Gibt es dann einen Zusammenhang zwischen Organisator und Effektivität des Meetings? Wenn ja, besteht hier ein dringender Handlungsbedarf. Denn Meetings ohne Ergebnis sind vor allem Zeitverschwendung. Und – auch wenn am Ende eines unproduktiven Meetings keiner zur Kasse gebeten wird – finanzielle Auswirkungen haben uneffektive Meetings allemal: langsame Projekte, Fehler in Produkten, unzufriedene Kunden etc.
Führungskräfte prägen die Meetingkultur durch ihre Vorbildfunktion

Die Vorbildfunktion der Vorgesetzten – auch im Meeting

Gute Führungskräfte zeichnen sich nicht durch Fachkompetenz aus – die Disziplin müssen sie beherrschen. Vielmehr sind Methoden- und Organisationskompetenz essentielle Voraussetzungen. Ob dem so ist, zeigt sich an der Vorbereitung und Durchführung von Meetings. Das kritische: in Meetings stehen Sie als Vorgesetzte/r im vollen Fokus der Teilnehmenden. 
 
Natürlich bezieht sich die oben erwähnte Meetingkultur auf alle Mitarbeitenden, die Besprechungen planen und dazu einladen. Dennoch prägen Führungskräfte die Meetingkultur durch ihre Vorbildfunktion eben besonders. Leider häufig nicht positiv – sie kommen unpünktlich, schlecht oder gar nicht vorbereitet und haben dann auch noch weder eine Agenda, noch ein Ziel mit dem das Meeting abgeschlossen werden soll. Der Effekt? Mit diesem Verhalten entwickelt sich im Unternehmen eine negative Vorbildfunktion. Getreu nach dem Motto: was der/die Chef:in nicht macht, brauchen wir auch nicht machen. Und schon steht die negative Vorbildfunktion jeder besseren Organisation im Wege.
 
Wenn Sie es als Chef:in besser machen wollen und ab sofort keine Zeit mehr in uneffektiven Meetings verschwenden wollen und gleichzeitig die Meetingkultur im Unternehmen positiv beeinflussen wollen, dann helfen Ihnen folgende Tipps für bessere Besprechungen.
 

Tipp #1 – Vorbereitung ist die halbe Miete auf dem Weg zu einem guten Meeting

Die schlechte Nachricht vorneweg – eine gute Vorbereitung nimmt fast genau so lange Zeit in Anspruch, wie das Meeting selbst. Dementsprechend lautet die Faustregel: Planen Sie für ein 60 minütiges Meeting ungefähr die gleiche Zeit für eine gute Vorbereitung ein.
 
Machen Sie es sich zum Ziel, die Zeit der Teilnehmenden als etwas ebenso kostbares zu werten, wie Ihre eigene Zeit. Das vermittelt den Teilnehmenden nicht nur Professionalität, sondern auch Wertschätzung.
 
Lassen Sie die Teilnehmenden wissen, was im Rahmen des Meetings von ihnen erwartet wird. So geben Sie ihnen die Möglichkeit, sich adäquat vorzubereiten und zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen. Nichts ist schlimmer und uneffektiv noch obendrein, als wenn im Meeting erst geklärt werden muss, worum es geht und welche Fragen diskutiert werden sollen.
 
Aus diesem Grund gehört zur guten Vorbereitung durch den Meeting Organisator eine aussagefähige Einladung, die neben einem konkreten Betreff auch die Agenda des geplanten Meetings enthält. Eine gute Agenda enthält eine exakte Vorgabe mit Zeiten, welche Punkte wie lange dauern. Sie schlüsselt auch detailliert auf, vom wem zum jeweiligen Punkt welcher Input gewünscht ist.
 

Tipp #2 – Definieren und kommunizieren Sie das Ziel des Meetings

Wenn Sie als Vorgesetzter keinen Plan haben, wohin Sie mit dem Meeting steuern, dürfte es schwer möglich sein, Ihre Mitarbeitenden im Rahmen des Meetings mitzunehmen.
 
Der erste Schritt zur Definition des Ziels für das Meeting beginnt deshalb bereits lange vor der eigentlichen Meetingplanung mit der Frage:
  • Welche Fragestellung liegt dem Meeting zugrunde?
  • Was möchte ich mit dem Meeting erreichen?
Hinterfragen Sie in der vorbereitenden Überlegung auch gleich mit, ob für die Frage- und Zielstellung das Format Meeting das geeignete Mittel ist. Überlegen Sie alternativ, ob evtl. ein Einzelgespräch mit einem Experten im Team mehr Sinn macht, als das gesamte Team in eine Besprechung einzubinden. In der Praxis bewähren sich in puncto Effektivität oftmals mehrere kurze Meetings mit einzelnen Fachbereichen mehr, als alle Fachbereiche in einem Meeting an den großen Tisch zu bekommen. Klar – die Organisation wird dadurch etwas aufwändiger, zahlt sich aber in der Qualität der Ergebnisse schlussendlich aus.
 

Tipp #3 – In der Kürze liegt die Würze – und die Effektivität Ihres Meetings.

Erinnern Sie sich noch an Ihre Schulzeit? Wie anstrengend die Doppelstunden waren und wie sehr Sie nach einer dieser Stunden reif für die Pause und frische Luft waren? Auch heute lässt unser Körper nur eine eher kurze Konzentrationsspanne zu. Das gilt es auch in der Meeting Organisation im Auge zu behalten.
 
Wenn Sie am Handy datteln, Mails bearbeiten und mit Kollegen chatten nebenbei, ist die Aufmerksamkeit der Teilnehmenden wohl nicht mehr beim Meetinthema. Wollen Sie Ihre Teilnehmenden nicht ins Koma meeten, gewöhnen Sie sich eine Dauer von max 45 Minuten pro Meeting an.  Alles darüber hinaus kostet unnötig viel Energie und ist schnell nicht mehr effektiv. 
 
Lassen Thema oder organisatorische Gründe es nicht zu, eine kurze Besprechungsdauer zu planen, bauen Sie in die Agenda auf jeden Fall regelmäßige Pausen ein. Eine 15-minütige Pause hat den besten Erholungseffekt, um dann wieder motiviert am Thema zu arbeiten.
 
Jeff Bezos hat bei Amazon nicht nur seine operativen Bereiche auf totale Effizienz getrimmt. In seinen Meetings gilt die „Zwei Pizzen Regel“ um Besprechungen maximal effektiv zu halten.
 

Tipp #4 – Nicht die Masse machts – weniger Teilnehmer ist mehr

In der Vorbereitung des Meetings und der Planung tauchen meistens schon die ersten Ideen auf, welche Mitarbeitenden für die einzelnen Punkte benötigt werden. Machen Sie sich dafür stets die Grundregel zu eigen, dass Meeting Teilnehmende einen aktiven Beitrag bringen müssen zum Thema und dem Ziel des Meetings. Das kann z.B. der Experte sein, der die Hintergründe des Problems erklären kann, das zu dem Meeting geführt hat. Lassen Sie besser die Finger von Einladungen an Personen, für die in der Vorbereitung des Meetings keine konkrete Frage bzw. Aufgabe definiert ist. Diese Personen können nicht zum erreichen der definierten Meetingziele beitragen und verschwenden nur Zeit – Ihre und ihre eigene.
 
In der Praxis treibt oft ein ganz banaler Grund die Teilnehmerzahl nach oben. Ein vermeintliches Gefühl der Absicherung. Lade ich alle Fachabteilungen ein, kann wenigstens keiner sagen: mich hat keiner informiert. Doch genau mit diesen Zuhörer Einladungen riskieren Sie die Effektivität Ihrer Besprechung. Zuhörer:innen haben logischerweise Fragen zum Hintergrund oder zum Thema. Nutzen Sie daher für reine Informationsmeetings in großen Gruppen einen separaten Termin und eher Formate wie Webinare oder Stand-up-Meetings.
 

Tipp #5 – Gute Kommunikation verlangt eine Moderation

Die Kommunikation in Besprechungen läuft in der Praxis oft kreuz und quer. Und schnell geraten Agenda und Zeitplan völlig aus dem Ruder und das Meetingziel rückt auch in weite Ferne.
 
Jeder Mensch reagiert mit einem persönlichen Kommunikationsmuster darauf, wie er/sie Inhalte aufnimmt und auch selber kommuniziert. Treffen in einem Meeting sehr unterschiedliche Kommunikationstypen aufeinander, können schnell Missverständnisse und Diskussionen entstehen.
 
Als Meeting Organisator haben Sie deshalb auch die Rolle eines Moderators. Machen Sie sich deshalb ausführlich im Rahmen der Vorbereitung darüber Gedanken, welche Kommunikationstypen an Ihrem Meeting teilnehmen und wie Sie im Sinne des Meetingziels hier moderierend eingreifen können.
 

Tipp #6 – Moderationstechniken, die ein effektives Meetingergebnis unterstützen

Ein Grund, warum Meetings häufig als nicht effektiv empfunden werden ist, das sie ohne Ergebnis verlaufen. Das liegt häufig daran, das ohne Ergebnis ohne Protokoll heißt. Aus eigener Erfahrung wissen Sie sicher, das es echt nervig ist, im Nachgang eines Meetings ein Protokoll zu erstellen.
 
Umgehen Sie das ganz einfach, in dem Sie bereits während des Meetings über den Beamer die Notizen zu den einzelnen Punkten notieren. Dies hat den Vorteil das nicht nur alle Teilnehmenden sehen was sie schreiben. Sondern erspart Ihnen auch einen nachträglichen Abstimmungsprozess. Denn alle Ergebnisse des Meetings sind in der Runde direkt formuliert und abgestimmt.
 

Tipp #7 – Gute Rahmenbedingunen tragen zu guten Meetings bei

Nicht nur Planung, Ziel und Ergebnis tragen zu effektiven Meetings bei, sondern noch ein weiterer Faktor ist nicht zu vernachlässigen: die Rahmenbedingungen.
 
Zu viele Leute in einem zu kleinen Raum, wenig Licht, schlechte Luft, nicht die richtige technische Ausstattung und fehlende Verpflegung tragen sicher nicht zu einem guten Ergebnis bei. Sie sind eher ein Garant für unterdurchschnittliche Ergebnisse. Sind Kaffee und Kekse den Kosteneinsparungen zum Opfer gefallen, sind Sie kreativ und greifen – des Ergebnisses wegen – lieber mal in die eigene Tasche mit einem Einkauf im Supermarkt. Denn: der Effekt ist unbezahlbar. Zufriedene Teilnehmende, dessen Gehirn ausreichend Zucker bekommt, liefern ganz sicher einen guten Input.
 

Fazit

Ein Meeting mit mehreren Teilnehmenden ist technischen in wenigen Minuten geplant und die Einladungen versendet. Die einfache technische Organisation birgt jedoch das Risiko, die inhaltliche Gestaltung zu versäumen. Aber gerade Inhalt, Vorbereitung, Zielsetzung und alle weiteren genannten Faktoren tragen in Summe zu effektiven Meetings bei. Und für Sie als Führungskraft heißt das: als gute Führungskraft sind Sie sich Ihrer Vorbildfunktion bewusst und investieren die nötige Zeit und Aufwand in die Planung Ihrer Meetings.
 
Und jetzt freue ich mich auf Ihre Anregungen, Fragen und Kommentare.

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