Erster Arbeitstag im neuen Job – so machen Sie ihn für Ihren Mitarbeitenden zum Highlight

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Die offene Stelle ist besetzt und der/die Kandidat:in passt perfekt zum Unternehmen und Aufgabengebiet. Bald soll es losgehen mit der Zusammenarbeit – der erste Arbeitstag steht unmittelbar bevor.
 
Wie können Sie für alle Beteiligten – aber vor allem für den/die neue Kollegen/in im Team – den Tag perfekt gestalten?
 
Umso organisierter und vorbereiteter der erste Arbeitstag des neuen Kollegen im Team abläuft, desto entspannter und zufriedener sind alle Beteiligten. Das ist schon mal klar. Denn: der erste Eindruck zählt. Die Eindrücke und Emotionen des ersten Arbeitstages haben einen erheblichen Einfluss auf die Einstellung des neuen Teammitgliedes für die ersten Wochen.  Die Wirkung der ersten Stunden des Beginns im Unternehmen sind als nicht zu unterschätzen.
Denn: der erste Eindruck zählt!

Nutzen Sie die Chance für einen guten ersten Eindruck – eine zweite kommt nicht

Ziemlich wahrscheinlich ist jeder der Beteiligten aufgeregt. Nicht nur das neue Teammitglied. Das gesamte Team ist gespannt. Wer kommt da? Wie ist die Person drauf? Passt sie ins Team? Was kann die Person und welche Erfahrung bringt sie mit?
 
Was daraus unbewusst entsteht? Eine Gemengelage von Erwartungen auf beiden Seiten. Machen Sie sich bitte bewusst, dass diese Erwartungen da sind und vor allem welche das sind. Das gilt vor allem für das neue Teammitglied. Am ersten Tag wird ziemlich wahrscheinlich ein Abgleich des Eindrucks aus der Vorstellungrunde mit der Realität erfolgen. Die gute Nachricht – Sie haben es in der Hand den Tag so zu gestalten, dass der Abgleich beim neuen Mitarbeitenden einen positiven Eindruck hinterlässt.
 
Geben Sie ihm/ihr gerne das Gefühl willkommen zu sein und von Anfang an ins Team integriert zu sein. Und für die Vorgesetzten dieser Welt – Sie haben auch eine Aufgabe an diesem ersten Tag.
 
Wie das alles gehen kann und welche Elemente Sie auf Ihrer Checkliste stehen haben müssen, das schauen wir uns im folgenden im Detail an.
Die Eindrücke und Emotionen des ersten Arbeitstages haben einen erheblichen Einfluss auf die Einstellung des neuen Teammitgliedes

Vorbereitung ist das halbe Leben – was es vor dem ersten Arbeitstag nicht zu vergessen gilt

Schon vor dem realen ersten Arbeitstag des neuen Teammitgliedes gibt es einiges zu tun und zu beachten, um einen guten Grundstein zu legen für das Gelingen des Tages X.
 

Machen Sie einen Plan 

In manchen Unternehmen gibt es sogenannte Onboarding Pläne. In diesem können alle Beteiligten – das neue Teammitglied ebenso wie alle Mitarbeiter im Unternehmen – den Verlauf der Einarbeitung ablesen.
Gibt es bei Ihnen im Unternehmen ein derart detaillies Dokument nicht, machen Sie sich die Mühe und skizzieren den Ablauf des ersten Arbeitstag in Stichpunkten und lassen Sie diesen Plan nicht nur dem neuen Teammitglied vorab zukommen, sondern auch allen Beteiligten im Unternehmen. 
 
In beiden Fällen gehört dazu natürlich auch, dass der neue Mitarbeitende eine rechtzeitige Information bekommt, wann er sich wo einzufinden hat am ersten Arbeitstag und wer ihn begrüßen und in Empfang nehmen wird.
 
Der Effekt – das neue Teammitglied ist weniger aufgeregt. Er/Sie hat schon eine grobe Vorstellung was da auf ihn/sie zukommt. Die Teammitglieder oder Kollegen im Unternehmen sind gut informiert und können sich schon mal zeitlich und inhaltlich vorbereiten auf ihren Part.
 

Gut informiert ist halb gewonnen

Ich kann Ihnen aus vielen ersten Tagen von neuen Teammitglieder sagen – alle sind neugierig. Befriedigen Sie diese Neugierde und informieren Sie auf jeden Fall vorab das Team, in den das neue Teammitglied stoßen wird. Je nach gelebter Praxis im Unternehmen kann das eine Rundmail, ein Aushang, eine kurze persönliche Information in einem Stand-up fürs Team oder sogar ein Mini-Steckbrief sein. Egal welche Variante Sie wählen – wichtig ist: Weglassen ist keine Option.
 
Häufig übernehmen HR Mitarbeitende im Rahmen von monatlichen Updates die Information im Unternehmen. Vergessen Sie dabei bitte nicht, dass in Zeiten von HomeOffice oder Arbeiten an einem anderen Ort, Informationen nicht immer alle erreichen. Ist Ihr neues Teammitglied ein Innendienstler im Service und wird in seinen Aufgaben auch viel mit den Field Service Mitarbeitern zu tun haben – dann machen Sie sich die Mühe, dem Team eine kleine persönliche Info zukommen zu lassen. Das freut beide Seiten – die „abwesenden“ Kolleg:innen haben schon mal ein Bild vom neuen Teammitglied, auch wenn sie ihn/sie erst mit Verspätung kennenlernen. Und das neue Teammitglied – denn sie erleichtern ihm/ihr den Start im Team damit.
 

Check, check, check – alles fertig?

Mal ehrlich – ist es Ihnen am ersten Arbeitstag auch schon mal so gegangen, das der Bildschirm fehlte, oder die Zugänge noch nicht funktioniert haben? Macht keinen professionellen Eindruck oder?
Exakt! Und genau deshalb sollten Sie darauf ein wachsames Auge haben.
 
Versichern Sie sich als Teamleiter bzw. Vorgesetzter auf jeden Fall rechtzeitig, ob alle notwendigen Arbeitsmaterialien für  das neue Teammitglied a) vorhanden und b) funktionsfähig sind. Und dazu gehören auch die Zugänge auf benötigte Software, Zugangsberechtigungen zum Unternehmen, Telefoncode etc. etc.
Auch wenn Sie dem Buddy oder Mentor die Aufgabe übertragen haben, machen Sie trotzdem nochmal einen Check. Vier Augen und Ohren sehen einfach mehr.
 
Stellen Sie für einen Beginn im Home Office sicher, dass der Versand und die Zustellung der notwendigen Hardware so erfolgt, das Ihr neues Teammitglied am ersten Arbeitstag damit starten kann.
Die Wirkung der ersten Stunden im Unternehmen
auf das neue Teammitglied ist nicht zu unterschätzen

Es ist soweit der erste Arbeitstag – was unbedingt dazugehört 

Klar – Sie können einiges falsch machen. Aber auch vieles richtig, um einen guten ersten Eindruck zu hinterlassen. Und es ist nicht mal viel Aufwand dafür nötig – ein wenig Überlegung und Mühe reichen häufig schon, um es für Ihren Mitarbeitenden am Enden zu einem „gelungen Tag“ zu machen. Und  – zu einem perfekten Einstieg.
 

Der erste Eindruck – die Begrüßung

Der erste Eindruck des neuen Teammitgliedes ist die Begrüßung. Und die sollte auf jeden Fall vom Vorgesetzten sein! Warum? Das vermittelt dem neuen Teammitglied Wertschätzung, das der Neuzugang Chefsache ist.
 
Ein weitere Aspekt – die Begrüßung zur Chefsache zu machen vermittelt Ihrem Team: Mir ist es wichtig, zu einem guten Start beizutragen. Dafür mache ich mir die Mühe, den Mitarbeitenden persönlich zu begrüßen.
 
Findet der erste Arbeitstag physisch im Büro statt, nehmen Sie als Vorgesetze/r das neue Teammitglied doch direkt in Empfang. Findet der erste Arbeitstag virtuell statt dann bietet sich ein Video Call mit dem Vorgesetzten als Alternative zur Begrüßung an.
 
Sind Begrüßungsgeschenke bei Ihnen im Unternehmen usus? Dann ist auch das Ihre Aufgabe als Vorgesetzter, die im Rahmen der Begrüßung zu überreichen. Geht das auf Grund virtuellen Kennenlernen nicht, tragen Sie dafür Sorge, dass die Zustellung per Post erfolgt. Am besten rechtzeitig vor dem geplanten Videocall.
 

Neugierde befriedigen – Vorstellungsrunde im Team

Das Team und die neuen Kollegen sind natürlich alle gespannt. Wer ist der/die Neue?
 
Organisieren Sie auf jeden Fall nach einer ersten persönlichen Begrüßung durch den Vorgesetzten ein Kennenlernen mit dem Team. Das kann ein kurzes Teammeeting sein, eine Stand-Up Info vor dem Team oder auch die virtuelle Variante in einem Zoom Meeting. Das Setup richtet sich nicht nur nach physisch oder virtuell, sondern natürlich auch nach der Teamgröße, den Gepflogenheiten im Unternehmen und dem Tagesgeschäft.
 
Motivieren Sie das neue Teammitglied auch ein paar Facts über sich zu erzählen und sich dem Team vorzustellen. So kann jeder der Beteiligten schon mal einen Eindruck vom Gegenüber bekommen.
 
Eins bleibt aber wichtig – setzten Sie den Agendapunkt auf jeden Fall ziemlich an den Anfang der Planung für den ersten Arbeitstag.
 

Mentor:in oder Buddy – der kollegiale Ansprechpartner für das neue Teammitglied

In der ersten Zeit prasseln viele neue Themen und Informationen auf den/die Neue ein. Und es kommen Fragen über Fragen auf. Und als Neue/r will man ja nicht immer gleich zum Vorgesetzten rennen und den ständig mit Fragen löchern.
 
Die Alternative? Ein Mentor:in oder Buddy aus dem Team. Dabei sollte es sich um eine Mitarbeitende handeln, die bereits Erfahrung im und mit dem Unternehmen hat und bei den kleinen Fragen des Alltags hilfreich zur Seite steht. Ihr neues Teammitglied hat von Anfang eine Vertrauensperson, die sich für ihn/sie verantwortlich fühlt.
 
Im Idealfall haben Sie bereits vor dem ersten Arbeitstag im Team abgesprochen, wer diese Aufgabe gerne übernehmen will und das auch kommuniziert. Dann kommt jetzt nur noch die Kür.
 
Machen Sie die beiden, Buddy und neues Teammitglied, miteinander bekannt und sorgen Sie für die Möglichkeit eines ersten Beschnupperns. Beginnt die Tätigkeit ausschließlich Remote, sollten Buddy und neues Teammitglied gleich zu Anfang regelmäßige Check Termine vereinbaren. Dies vermeidet, das sich neue Teammitglieder im HomeOffice schnell vom Team abgehängt fühlen.
 

Erst mal ankommen – den neuen Arbeitsplatz beziehen

Zugang, E-Mail Account, Arbeitsmaterialien oder Notebook – Arbeitsplatz und Technik sollten vor dem ersten Arbeitstag fertig eingerichtet sein. Im Home Office haben Sie bestenfalls für den rechtzeitigen Versand und die Zustellung nicht nur der Hardware gesorgt.
 
Hier sind Sie immer noch als Vorgesetzter gefragt – gehen Sie mit Ihrem neuen Teammitglied zusammen an seinen neuen Arbeitsplatz. „Übergeben“ Sie sozusagen sein/ihr neues Reich in die Hände Ihres Mitarbeitenden und geben Sie ihm Zeit, sich dort erst mal in Ruhe einzurichten. Jeder Mensch braucht sein eigenes Setup für die Arbeitsumgebung.
 
Hier kommt der Mentor:in oder Buddy wieder ins Spiel. Er/sie steht für die ersten Rückfragen zur Verfügung und schon mal einen ersten Überblick über die Funktion der verwendeten Tools geben. Auch bietet sich an, das Buddy und neues Teammitglied schon mal einen ersten Blick auf den Einarbeitungsplan werfen, was für die nächsten Tage geplant ist.
 

Informationen rund um`s Unternehmen

Auf das neue Teammitglied prasseln an den ersten Tagen eine Menge an Informationen ein. Und ich verspreche Ihnen – nicht alle wird er/sie sich auf Anhieb merken können. Trotzdem gibt es wichtige Informationen über das Unternehmen, die Kunden, die Branche und den Markt, die für das neue Teammitglied wichtig sind.
 
Die Informationen sollten nicht nur Unternehmensinformationen zu Werten, Vision, Mission enthalten. Sondern auch ganz praktische Hintergründe dazu, wo Anleitungen für Software zu finden ist, wie relevante Ansprechpartner zu erreichen sind und Infos zu Arbeits-, Pausen und Urlaubszeiten.
 
Für die Unternehmensinformationen können Sie zwei Wege einschlagen. Sie transportieren die Informationen über eine kurze persönliche Präsentation. Oder Sie händigen ihrem neuen Mitarbeitenden eine Art Informationsmappe aus, in der alle wichtigen Informationen nochmals zusammengefasst sind. Ideal ist sicher eine Kombination der beiden Wege. Sie stellen dann sicher, dass bei Nachfragen auch schnell die benötigten Informationen zu Hand sind.
 

Let`s go for a walk – ein erster Rundgang durchs Unternehmen

Egal ob Ihr neues Teammitglied im Büro oder in der Produktion sein neues Aufgabenfeld findet – eine Führung durch die Räumlichkeiten des Unternehmens darf am ersten Tag auf keinen Fall fehlen. Dazu gehören neben den grundlegenden Dingen wie Kantine oder Sozialräume auch das Betriebsrats- und HR Büro.  Zusätzlich zur Orientierung im Gebäude gibt das dem/der Neuen auch die Möglichkeit, Kollegen außerhalb des eigenen Teams kennenzulernen.
 
Startet Ihr neues Teammitglied vom Home Office aus holen Sie den Rundgang im Unternehmen entweder nach oder gehen Sie (wenn möglich) virtuell gemeinsam durch das Unternehmen.
 

Teamzeit einplanen – für eine von Anfang an gute Einarbeitung

Für Ihr Team, aber auch für den neuen Mitarbeitenden ist es wichtig, sich schnell miteinander wohlzufühlen. Nur dann wird im Nachgang die Zusammenarbeit nachhaltig sein und allen Beteiligten Spaß und Erfolg bringen. Als Eisbrecher eignet sich die erste gemeinsame Mittagspause, oder ein Teamkaffee. Dabei kann Ihr neues Teammitglied schon mal in einer lockeren Unterhaltung den Kollegenkreis näher kennenlernen.
 
Hier kommt wieder Mentor:in oder Buddy ins Spiel. Er kann erste Brücken bauen ins Team und in entspannter Atmosphäre den Kontakt zum Team herstellen. Auch bietet sich ein erster Rückblick über die Agendapunkte des bisherigen Tages an und ein kurzer Ausblick, was noch für den restlichen Tag ansteht.
 

Der Feierabend naht – der erste Tag neigt sich dem Ende zu

Mit dem Feierabend geht ein ereignisreicher Tag für Ihren neuen Mitarbeitenden zu Ende. Hier kommt nochmals der Vorgesetzte ins Spiel. Planen Sie kurz vor dem Tagesende noch ein paar Minuten ein, um mit Ihrem neuen Teammitglied ein abschließendes Fazit zu ziehen. Fragen Sie aktiv nach seinem/ihrem Tag und ihren Eindrücken. Das hilft, Zurückhaltung zu überwinden und regt zu eigener Reflektion an. Ebenfalls klären sollten Sie, ob Fragen aus dem ersten Tag offen geblieben sind. Denn – je mehr Fragen am ersten Tag geklärt sind, umso schneller ist Ihr neues Teammitglied startklar für seine Aufgabe.
Fragen Sie auch nach Wünschen für die nächsten Tage und Wochen und geben Sie dem neuen Teammitglied so die Möglichkeit, sich in die Planung der Einarbeitung persönlich einzubringen.
 

Die Wirkung des ersten Arbeitstages gestalten – kein Hexenwerk

Sie sehen – den ersten Arbeitstag so zu gestalten, dass Ihr neues Teammitglied den bestmöglichen Start in und mit dem Unternehmen hat, ist kein Hexenwerk. Lediglich ein wenig Planung, Vorbereitung und Mühe reicht schon, um den ersten Eindruck zu einem positiven zu machen.
 
Welchen Ablauf gibt es bei Ihnen im Unternehmen für den ersten Arbeitstag des neuen Teammitgliedes?
 
Was habe ich vergessen und gehört unbedingt auf die Checkliste für den ersten Arbeitstag.
 
Hinterlassen Sie gerne einen Kommentar – ich freue mich aus den Austausch und Ihre Erfahrungen.

 

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